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2007年3月30日 (金)

整理は最新のものからでいい

3/7のエントリーの続きとして書籍『スピードハックス』の中のヒントをひとつづつ実際にチャレンジしてみるシリーズです。ここ数日は「整理は最新のものからでいい」というライフハックをやってみました。効果は中ぐらいかな。

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正直言って、ここのところ、整理整頓に充てる時間がないほど忙しかったので資料整理などにこのヒントを適用する機会はさほどなかったのですが、電子メールの整理についてはこのヒントを使ってみました。

僕はメールソフトの設定で、最近、受信した順番にメールを並べているので(普通、そうですよね?)、とにかく上から順番にメールを「処理していく」ことにしたんです。ずっと溜まっていたものも含めて、読んだら必ず『受信箱』以外のフォルダーに振り分けるようにして。

「忘れずに処理をしないといけない案件」以外はとにかく『受信箱』以外のフォルダに振り分けます。今週から仕事のメールもGメールに転送して使っているので、やらなくちゃいけないタスクだけが受信箱に残っていくようになりました。そのほかは全て『アーカイブ』に回します。ですから仕事がひと段落着くごとに受信箱を見ると「やらなきゃいけない仕事」と「読んでないメール」だけが入っていることになります。

これが意外と快適でした。

普段は頭を使って『何がやらなきゃいけないタスク』なのかという一覧をメモで作ったりしてた時間がメールソフトの受信箱の中に自然に出来上がることになるので。タスクリストを整理するという手間が省けました。

で、古いメールは案件ごとにフォルダーに分けて・・・なんてことをしないんです。

最新のものから整理するのではなくって、最新のものだけ整理して、過去のものは整理しませんでした。

過去のものを整理するってこと自体を諦めたんです。

これもまたけっこう快適です。一つの箱にどーんと放り込んでおくだけです。そして必要な時には担当者のメールアドレスやキーワードで検索すれば大体ヒットします。パソコンを使うってことは検索するってことなんだなと、最近は思ってます。

ちょっと前までは電子メールをたった7つのフォルダに分類するだけでというエントリーにあるように数個のフォルダに分けて管理してたんですけど、いまやそれも面倒くさくなったって感じかなあ。やっぱりもう少しコマメに分けたほうがいいかな。でも、Gメールはフォルダというよりラベルをつけるという概念なので振り分けって感じじゃないんですよね。

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