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2006年4月 6日 (木)

電子メールをたった7つのフォルダに分類するだけで

Sevenfoldersそんなに上手くいくかな。

僕も最初は半信半疑でした。電子メールをたった7つのフォルダに分類するだけでちゃんと仕事がやっていける、ってことに対してです。でもまあ、僕にとっては仕事のヒントをたくさんいただいている他ならぬidea*ideaにこう書いてあったので2ヶ月前にやってみることにしたのです。

idea*idea:The Inbox Makeoverですっきり

今までメーラーはフォルダーをたくさん作って振り分けのルールを決めていたのだが、今は「分類よりも検索」の方が主流である。なにかあれば検索すればいいだけなので「フォルダー+振り分けルールの設定」は思い切って破棄。

だが、まったくフォルダーを作らないわけではない。近年実践しているGetting Things Doneにのっとって「メールをタスクとして処理する」ためにいくつかのフォルダーを設置。そのフォルダーで仕事を分類していくという方法に切り替えることに。
(中略)
この方法ではメーラーには次の7つのフォルダーを作ることになる。

これが意外にも特に不便を感じないんです。今まで工夫して、苦労して何十個ものフォルダに振り分けていたのは、ありゃ一体なんだったのかというぐらい。

その7つのフォルダとは以下の7種類。
長くなりますが同じ記事から引用しています(一部校正)。


1. 受信箱
まだ処理していない受信メールをどさっと。ここは定期的に処理して(他のフォルダーに振り分けて)常に空になっているべき。

2. Respond(要返信)
すぐ返信しなくちゃいけないメールをここに。時間ができたときにここを見てさっと返信(例:お礼メールとか)。

3. Action(要作業)
なんらかの作業をしてから返信しなくてはいけないメールをここに(例:仕事の依頼等)。

4. Hold(数日中に使うもの)
数日中に使うメールをここへ(例:商品発注後の荷物追跡URLが書かれたメールとか)。

5. Waiting(ちょい待ち)
誰かに任せた作業が終わったら返信できるメールをこちらへ。

6. Save(保存)
処理が終わったものであとで検索したいものはこちらへ。

7. Spam & Trash (迷惑メール)

僕は会社ではShuriken、家ではAL-Mailを使っているのですが、それぞれこの分類方法にして2ヶ月が経過しました。今までのメールを分類したフォルダはそのまま残っているものの、新しく読み込んだメールは基本的にこの7つのフォルダのどこかに分類します。

この方法だとメールの読み方がまず変わってきます。受信箱のメールを一つづつ軽く斜め読みして、どこかのフォルダに振り分けていきます。この時点でメール一つ一つに対して優先度、重要度を判断してタスク管理までしてることになります。つまりメールを分類することで、メールのだいたいの中身は頭に入っている(じっくり読むのは後回し)ので、仕事の段取りをある程度決めていけるんですよ。これが仕事の効率を意外と上げてくれてる。

「あのメールどこだっけ?」という時にはフォルダを探すのではなく、電子メール全体の中から検索することで探します。検索条件は概ね差出人と宛先のメールアドレスを上手く指定してやることで見つけ出すことが出来ます。それに気づいてからはフォルダを細かく分けて分類する必要を感じなくなりました。

どうです?あなたもやってみます?スッキリしますよ。

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コメント

いいですね!やってみます。とりあえずスパムも多いし返事忘れとかもあるので…これは役立ちそうです!!

投稿: シーラカンス | 2006年4月 6日 (木) 20:22

本当に大切な情報は電子メールとしてではなく、別ファイルに「名前をつけて保存」などの方法と併用するといいとおもいます>シーラさん

投稿: コイッチ | 2006年4月 7日 (金) 08:56

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